#3 VOM PROFI ZUM PROFIT: Profitfalle M.A.Z.O.?

#3 Der Mitschnitt zum PROFITrecruit-Podcast: Profitfalle M.A.Z.O.?

Liebe Leserin, lieber Leser unseres Mehrwert-Blogs,

mit diesem Beitrag erhalten Sie den Mitschnitt aus der Startfolge des PROFITrecruit-Podcast zum Nachlesen. Sie können auch direkt hier reinhören.

Sie hören aus der Staffel: VOM PROFI ZUM PROFIT die Episode – Profitfalle M. A. Z. O.?

Einleitung

„Die Ressourcen folgen dem Gewinn“ und nicht umgekehrt. Das war die Erkenntnis aus der letzten Folge Back2Basic.

Für einen Personalverantwortlichen bedeutet es herauszufinden, welche Mittel in der Lage sind die benötigten Arbeitsergebnisse zu produzieren. Und das in jeder Marktsituation. Vor allem, bevor die Einkaufstour beginnt.

Übrigens, wenn Sie die Folge verpasst haben, hören Sie doch gern im Anschluss rein. Doch zurück zum heutigen Thema.

In dieser Folge sprechen wir über die Planung nach der M.A.Z.O.-Formel. Unser besonderes Augenmerk legen wir darauf, wie diese in der Praxis zum Gewinnbringer, statt zum Profitkiller wird.

Und los geht´s!

Die M.A.Z.O.-Formel ist Teil der Personalplanung

Wem die Abkürzung nicht vertraut ist, kennt mit Sicherheit die vollständige Definition:

  • der richtige Mitarbeiter,
  • in der richtigen Anzahl,
  • zum richtigen Zeitpunkt,
  • am richtigen Ort,
  • mit der richtigen Qualifikation und
  • zum richtigen Preis

Lt. Gabler Wirtschaftslexikon soll so kurz-, mittel- und langfristig dafür gesorgt werden einem Unternehmen die benötigten Arbeitnehmer zur Verfügung stellen.

Quelle: https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/personalplanung-43721/version-267047

So, das war jetzt die Theorie. Kommen wir gleich zu einem Fall aus der Praxis.

Praxisfall

Im Januar plant ein Maschinenbauunternehmen den Kauf einer Spezialmaschine zum 01. Mai.

Neben der Investition für die Maschine werden auch die Personalkosten für einen Mitarbeiter berücksichtigt. Es handelt sich dabei um einen Drahterodierer. Der Gewinn aus dem Einsatz der Maschine soll sich ab September einstellen.

Vorausgesetzt, die Maschine läuft und der Drahterodierer ist produktiv.

Nach der Personalplanung mit der M.A.Z.O.-Formel sieht der Bedarf wie folgt aus:

  • 1 Drahterodierer wird gebraucht
  • Der richtige Zeitpunkt für die Einstellung ist aus Sicht der Firma der 01.05.
  • In diesem Fall wurde keine Einarbeitungsphase vorgeplant. Obwohl auch hier mit 2-4 Wochen gerechnet werden muss, bis der Profi im neuen Umfeld voll produktiv ist.
  • Bei der Qualifikation des Mitarbeiters wurden neben Fertigkeiten im Einrichten von Maschinen auch Expertenkenntnisse im Drahterodieren vorausgesetzt.
  • Der richtige Ort ist die Firmenzentrale. Die befindet sich im ländlichen Raum.
  • Eine Spanne für den Stundenlohn wurde ebenfalls festgelegt.

O.K. Das klingt jetzt alles nicht besonders aufregend…

Und der Gewinn, was macht der?

Schauen wir uns das zusammen an.

Wie in vielen anderen Unternehmen auch, macht es dem Geschäftsführer natürlich viel mehr Freude, sich um „sein Baby“, also den Einkauf der Maschine zu kümmern.

Die soll schließlich pünktlich in der Werkhalle stehen, damit der geplante Gewinn ab September fließen kann.

Und natürlich wird hier im Einkauf alles rausgeholt, was geht. Da wird gefeilscht und gehandelt, damit ja kein Cent zu viel bezahlt wird 😉

Ende März fängt er mit dem Schalten von Stellenanzeigen an. Dürfte ja nicht so schwer sein – denkt er sich – ab Mai einen Maschinenführer zu bekommen.

Der Prozess ist klar und funktioniert wie immer. Stellenanzeige schalten, aus Bewerbern auswählen, einstellen und dann läuft alles nach Plan.

Und aus Bewerbern auswählen ist ja sowieso viel angenehmer, als sich darüber den Kopf zu zerbrechen WIE, WANN, VON WEM und WOHER der nach M.A.Z.O. geplante Wunschmitarbeiter kommen soll. Hat ja bisher auch alles funktioniert.

Im Gegenteil: Es gibt immer noch die vorherrschende Meinung, dass eine unbesetzte Stelle nichts kostet, weil kein Lohn fließt.

Kurz nach 12

So wird das Thema rausgezögert, bis der Schmerz kaum noch erträglich ist.

Dass die wenigsten Entscheider Lust am Thema haben kommt dem ein oder anderen vielleicht bekannt vor. Ich hatte es schon erwähnt. Zu mir kommen 8 von 10 Kunden auf Empfehlung. Und dann ist es schon kurz nach zwölf. In Beratungsgesprächen höre ich zum Teil Sachen wie:

„Wissen Sie Frau Traber, bei dem Thema warten wir so lange, bis uns vor Schmerzen das Blut aus dem Kopf kommt.“

Nein, das sind keine Worte aus einem Horrorfilm 😉 Sondern die eines gestandenen Unternehmers aus einer sehr, sehr seriösen Branche.

Das ein Mitarbeiter auf der anderen Seite auch Gewinn bringt, wird noch oft genug vernachlässigt, weil die Planung vom Output schlichtweg fehlt. Also das, was an zählbaren Ergebnissen aus der Arbeitsleistung zu erwarten ist.

Recources follows Profit?

Doch schauen wir uns weiter an, wie das Unternehmen vorgegangen ist und welche Auswirkungen das hatte.

Sie erinnern sich?

Geplant wurde im Januar und ab 01. Mai soll es losgehen.

Die Stellenanzeigen sind seit Ende März online. Es wurde beim Marktführer inseriert und in zwei weiteren bekannten Stellenbörsen. Bei der Agentur für Arbeit wird ebenfalls der Bedarf gemeldet. Das kostet schließlich nichts und kann auch nicht schaden. Und die Maschine soll schnell ihre Investition wieder einspielen.

Doch die geplanten Erwartungen werden nicht erfüllt. Nach 4 Wochen tut sich…nichts.

Kein einziger Bewerber findet den Weg ins Bewerberpostfach.

Und zack! Schon ist es Mai und die neue Maschine ist da! Pünktlich zum geplanten Start erstrahlt sie in der Werkhalle in hellem Glanze…Fast wie zu Weihnachten.

Noch ist für das Unternehmen alles im grünen Bereich.

O.K., dann in den sauren Apfel beißen und die Stellenanzeigen verlängern. Immer wieder rufen auch Zeitarbeitsfirmen an. Denen sendet man wie gewohnt das Anforderungsprofil per Mail zu.

Die melden sich schon, wenn sie jemand passendes liefern können. Und das Tagesgeschäft ruft auch. Mensch, so viele Baustellen…so viel zu tun…

Der Lösung nah

Und schon ruft wieder ein Anbieter an und hat eine Lösung für mehr Bewerber parat. Die heißt: Multi-Channel-Posting.

Die Aussagen des Verkäufers klingen vielversprechend und verführerisch. Die Methode technisch und modern…Der Unternehmer sagt sich: Das wird jetzt gemacht.

Und tatsächlich. Es kommen Bewerber. Allerdings hat keiner die geforderten und vor allem benötigten Fachkenntnisse, damit die Maschine endlich ihren Zweck erfüllt. Und der ist immer noch – Gewinn produzieren.

Der verschiebt sich allerdings von Woche zu Woche nach hinten und die Profit-Lücke wird größer und größer.

Keine Köpfe, kein Profit!

Schnell wird klar: Keine Köpfe, kein Profit! Die Personalplanung, die ursprünglich als Zielvereinbarung gedacht war, entpuppt sich jetzt als gemeine Falle.

Immer deutlicher kristallisiert sich für den Unternehmer heraus, dass eine Personallücke auch eine Profitlücke ist.

Tag für Tag, Woche für Woche sind ergebnislos verstrichen. Die Gewinnerwartungen haben sich schon um 6 Monate nach hinten verschoben. Die fehlende Kalkulation der Einarbeitungszeit und die durchschnittliche Vakanzzeit fordern hier zusätzlich ihren Zoll.

Derweil glänzt die Maschine wie am ersten Tag. Was jedoch verblasst, ist die Freude an dieser Investition in die Zukunft. Statt Lust bringt sie nur noch Frust.

Und jetzt, jetzt tut´s langsam weh! Weil der Verlust beim Blick in die Planung nicht nur immer offensichtlicher, sondern immer größer wird.

Verdrängen, verschieben und weiter auf eine Lösung hoffen helfen nicht mehr weiter.

Schluss damit!

Der Unternehmer hatte jetzt keine Lust mehr, wieder in Maßnahmen zu investieren, die nicht zum Ergebnis führen.

Und er hatte auch keine Lust mehr auf Versprechen.

Und dass, obwohl eine stattliche Armee von Anbietern genau das macht. Versprochen werden: 

  • Mehr Bewerber
  • Mehr passende Bewerber
  • Noch mehr passende Bewerber auf Knopfdruck
  • Automatisch mehr passende Bewerber
  • xy Bewerber in 72 Stunden
  • 3 Bewerber in 14 Tagen

und noch vieles mehr.

Nein, dazu hatte der Unternehmer jetzt wirklich keine Lust mehr. Sich nur auf Worte zu verlassen. Er wollte jetzt Z. D. F. haben. Zahlen, Daten, Fakten.

Aus anderen Bereichen wusste er. Vor dem Rezept kommt die Diagnose. Und in seinem Fall war das die Machbarkeitsprüfung.

Die Prüfung

Die Machbarkeitsprüfung ist das Bindeglied und der Lückenschluss zwischen M.A.Z.O.-Wunsch und M.A.Z.O.-Wirklichkeit.

Je nach Bedeutung für das Unternehmensergebnis, enthält diese folgende Kriterien:

  • Analyse der Interessen
  • Check von Ressourcen und Verfügbarkeit
  • Check der wirtschaftlichen und technischen Machbarkeit
  • Check der Umsetzung auf organisatorischer, zeitlicher und rechtlicher Ebene
  • Finanzierbarkeit u. s. w.

Hier ein Auszug der Ergebnisse, die vor dem Einkauf weiterer Recruiting-Maßnahmen erhoben wurden.

Alles machbar, oder?

Arbeitsmarkt-Check

Am aktiven Arbeitsmarkt, also dort, wo Menschen aktiv auf Jobsuche sind, waren 2 Kandidatenprofile vorhanden. Konkrete Zahlen zu passiv Suchenden konnten nicht ermittelt werden. Nur über den Umweg der Wettbewerbsanalyse konnten weitere Hinweise gewonnen werden.

Wettbewerb
Beim regionalen Wettbewerb war nichts zu holen, weil die spezielle Technologie und das Berufsbild des Erodierers nur von einem weiteren Betrieb im Umkreis von 50 km einsetzt wurde.

Das heißt, selbst aggressive Anwerbeversuche würden ins Leere laufen bzw. wären langfristig nicht wirtschaftlich tragbar.

Eine räumliche Ausweitung des Suchradius kam für das Unternehmen in diesem Fall nicht in Frage.

Zum Berufsbild

Das Berufsbild gibt Aufschluss darüber, dass es sich beim Erodierer um eine Zusatzqualifikation handelt.

Zugangsberufe sind hier:

  • Feinwerkmechaniker
  • Werkzeugmechaniker
  • Zerspanungsmechaniker oder
  • Fachkraft für Metall- und Zerspanungstechnik

Die benötigten Fachkenntnisse können hier mit Hilfe einer Anpassungsfortbildung aufgestockt werden. Je nach Anbieter dauert diese mehrere Wochen. Wochen, in denen sich der erwartete Gewinn aus dem Einsatz der Maschine immer weiter nach hinten schiebt.

Und hier wird dem Unternehmer noch einmal schmerzlich bewusst, dass er kein reines Personalproblem mehr zu lösen hat.

Aus der Personallücke ist jetzt eine Profitlücke geworden, die er besser heute als morgen schließen will.

Um endlich in die Gewinnzone zu kommen erweitert er die Suche um einen weiterbildungswilligen Kandidaten.

Damit jetzt von Anfang an passende Maßnahmen genutzt werden, arbeitet er mit einem Kandidaten-Profil. Mit diesem Instrument werden in Recruiting-Projekten die passenden Suchwege und Mittel ausgelotet, um effektiv und effizient zu investieren.

Im Ergebnis hat das Unternehmen – mit Hilfe der Machbarkeitsprüfung und des Kandidatenprofils – systematisch seine Chancen ausgelotet und dadurch aktiv die Verlustspirale gestoppt!

FAZIT

Auch wenn der Unternehmer endlich machbare Lösungen gefunden hat, bewegten sich die verlorenen Gewinne im oberen 5-stelligen Bereich. Sie wären mit Sicherheit zu einem sehr großen Teil vermeidbar gewesen.

Denn für den Kauf der Maschine nutzte der Unternehmer bereits Teile aus der Machbarkeitsprüfung. Er wusste also dieses Werkzeug erfolgreich zu seinem Vorteil zu nutzen.

Die enge Verzahnung zwischen fehlendem Personaleinsatz und fehlendem Gewinn war ihm jedoch nie so klar vor Augen, wie in diesem Fall.

Keine Köpfe, kein Profit!

Unsere Praxis-Tipps

  • Vermeiden Sie zukünftig die Planung von Personal, losgelöst vom gewollten Output zu betrachten.
  • Schauen Sie sich die Zusammenhänge an. Was, bringt am Ende wie und wodurch den Profit ins Unternehmen?
  • Prüfen Sie Ihre Personalplanung, unabhängig mit welcher Methode sie planen im Vorfeld auf ihre wirtschaftliche Machbarkeit und Umsetzbarkeit.
  • Prüfen Sie rechtzeitig, so erhalten Sie automatisch relevante Hinweise über mögliche Stolpersteine.
  • Zusätzlich erhalten Sie Aufschluss darüber, ab wann Sie mit welchen Maßnahmen starten sollten.

Dadurch vermeiden Sie proaktiv Verluste, bevor diese entstehen oder zu groß werden.

Und warten Sie nicht, bis der Schmerz kommt. Und schon gar nicht, bis es unerträglich wird. Denn dann machen Sie sich die Arbeit für die Prüfung ja sowieso. Nur haben Sie bis dahin mehr verloren als gewonnen. Und das muss ja nicht sein, oder?

Weitere Beispiele aus der Praxis schauen wir uns in einer der kommenden Folge an.

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Bis zum nächsten Mal wünsche ich Ihnen eine erfolgreiche Zeit und gebe Ihnen folgende Frage mit auf den Weg:

Ab wann und wie prüfen Sie die Umsetzung Ihrer Personalplanung?

Folge #2 verpasst?

Hier können Sie diese hören oder nachlesen:

In den kommenden Beiträgen vertiefen wir das Thema – VOM PROFI ZUM PROFIT – und beleuchten dieses aus mehreren Perspektiven. Wenn Sie keine Beiträge verpassen wollen, tragen Sie sich gleich zum Erhalt des Mehrwert-Letters ein.

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Die Autorin: Bianca Traber

Die Themen Recruiting und Innovation treiben Bianca Traber schon seit 1999 an. In diesem Jahr gründete sie die 1. Video-Jobbörse im Internet. Dann sammelte sie Erfahrungen im B2B Sales von technischen Lösungen. Ab 2007 war sie im operativen Recruitment bei namhaften Personaldienstleistern erfolgreich.

Seit Mai 2015 unterstützt sie Unternehmen dabei, Recruiting-Prozesse zu optimieren und ihre Kompetenzen in der Projektsteuerung zu erweitern. Aus dieser Arbeit entwickelte sie mit Katja Belz die PROFITrecruit Methode. Sie funktioniert wie ein Kompass und Wegweiser für Ihre Prozesse und Projekte.

Wer die Methode anwenden möchte, findet dazu im spezialisierten Verlagsshop modular aufgebaute Guidelines und zusätzliche Angebote zu den Beratungsleistungen. Hier finden Sie konzentriertes Know-how zum sofortigen Umsetzen. Mehr dazu unter https://diemehrwertfabrik.de/shop-uebersicht/

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